Dans un contexte de bouleversements majeurs, tant au niveau des modes de travail que des exigences réglementaires, l’aménagement des espaces de travail s’affirme comme un levier stratégique essentiel pour optimiser la productivité en entreprise, attirer les talents et maîtriser les coûts d’exploitation. Cependant, la question essentielle demeure : comment garantir un véritable retour sur investissement tout en transformant vos espaces de travail ?
Pourquoi investir dans l’agencement de vos bureaux ?
Investir dans l’agencement de vos bureaux ne se limite plus à une simple question d’esthétique. Du fait de l’émergence du flex office et des enjeux d’attractivité et de fidélisation de votre marques employeur, il devient crucial de repenser nos espaces de travail. Créer des espaces adaptés à chaque usage spécifique permet non seulement de maximiser l’efficacité et le bien-être des collaborateurs, mais aussi de renforcer la compétitivité de votre entreprise.
Un véritable impact sur vos employés
Un environnement de travail bien conçu et ergonomique améliore considérablement le confort des employés, réduisant les maux de dos, la fatigue visuelle et les tensions musculaires. Un espace qui permet aux salariés d’être moins sédentaires est un atout pour lutter contre les troubles musculosquelettiques.
Le bon agencement des espaces de travail peut ainsi contribuer à améliorer la productivité de vos employés, puisque leur confort est augmenté, et à réduire l’absentéisme tout en fidélisant les talents, dans la mesure où leurs besoins sont entendus et pris en compte.
Un élément vecteur de votre identité
Vos espaces de travail reflètent par ailleurs votre identité de marque et influencent la perception que vos clients ou potentiels salariés auront de votre organisation. Un espace bien pensé, adapté aux nouveaux modes de travail transmet un message fort : esprit d’innovation, soin porté aux salariés, professionnalisme, agilité de l’organisation. Chaque détail, de la disposition des espaces au mobilier et aux éléments décoratifs, raconte quelque chose de votre entreprise.
Des bureaux pensés pour incarner votre culture d’entreprise peuvent renforcer votre image de marque, attirant ainsi de nouveaux clients et partenaires, et facilitant le recrutement de talents de haut niveau : ils contribuent donc à la croissance et à la compétitivité de l’entreprise.
Les conseils Korus Group pour investir dans vos bureaux
#1 Comprenez les besoins de votre entreprise
Avant de commencer tout projet d’aménagement, il est central de bien identifier les besoins de votre entreprise. Quels sont vos objectifs ? Avez-vous acquis de nouveaux locaux ou souhaitez-vous donner un coup de neuf aux actuels ? Est-ce pour améliorer la productivité, réduire les coûts d’exploitation ou attirer de nouveaux talents ? Ce projet s’inscrit-il dans le cadre d’un projet plus vaste (regroupement de sites, développement d’activité…) ? Une analyse approfondie permet de définir des objectifs clairs et mesurables.
Et en pratique ?
Réalisez un audit des espaces actuels et consultez vos équipes pour identifier les points à challenger ou les opportunités d’amélioration. Chez Korus Group, nous vous proposons des outils dédiés à cette phase préliminaire afin de cadrer au mieux les objectifs et les enjeux de votre projet.
#2 Adoptez une approche centrée sur l’utilisateur
La conception des espaces de travail doit être centrée sur les besoins des utilisateurs finaux : vos employés et les usagers potentiels (clients, locataires, partenaires…).
Un environnement bien pensé peut augmenter la satisfaction et la productivité. Prenez en compte les différents modes de travail (collaboratif, individuel, à distance) et les attentes des différentes générations.
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Pour les salariés
Il est crucial de comprendre comment vos employés travaillent et interagissent les uns avec les autres. Adoptez la notion des 6 C de l’Activity Based Working(1) pour une approche optimisée :
- Concentration : créez des espaces individuels permettant aux employés de se concentrer et de réfléchir à leurs projets.
- Contribution : mettez en place des environnements favorisant les échanges actifs et la collaboration constructive, comme des espaces dédiés à la créativité.
- Collaboration : aménagez des salles de réunion, ouvertes ou fermées, où plusieurs personnes peuvent travailler ensemble sur des projets communs.
- Connexion : prévoyez des espaces pour s’ouvrir vers l’extérieur, tels que des espaces d’accueil ou des Newsrooms pour un suivi de l’actualité internationale ou celle d’autres sites du groupe.
- Convivialité : créez des espaces informels, propices aux échanges décontractés, comme des coins pause-café.
- Cocon : aménagez des espaces de repli conçus pour se ressourcer et se reposer, particulièrement importants à l’ère du flex-office où les collaborateurs n’ont pas toujours d’espaces attribués.
Pour les clients et usagers
Votre réflexion doit également porter sur le parcours d’achat, les flux et les services associés. Par exemple, pour une banque, il est essentiel de penser l’espace avec les modules appropriés tels que l’accueil, les zones d’attente et les espaces pour rendez-vous privés.
En optimisant l’utilisation des espaces de travail et en les adaptant aux besoins changeants des équipes et des clients, vous pouvez créer un environnement dynamique et accueillant, propice à la satisfaction et à la productivité.
#3 Communiquez et impliquez les parties prenantes
Un projet d’aménagement réussi implique une communication transparente et l’implication des parties prenantes à chaque étape. Informez régulièrement vos équipes des avancées du projet et recueillez leurs feedbacks pour ajuster les aménagements selon leurs besoins.
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Et en pratique ?
Organisez des sessions de présentation et des ateliers participatifs pour impliquer vos employés dans le processus de décision. Korus Group a par exemple développé l’outil K’SCAN permettant d’interroger vos collaborateurs afin de mesurer leur niveau de satisfaction des locaux actuels, de recueillir leurs besoins de mieux comprendre la façon dont ils travaillent.
#4 Choisissez le bon partenaire pour vos travaux
La sélection de vos prestataires pour l’aménagement de vos espaces est cruciale. Quel que soit le mode d’intervention pour lequel vous optez (contractant général, entreprise générale, corps d’états séparés…), assurez-vous de leur solidité financière et de leur capacité à respecter les délais, le budget, la qualité et la sécurité.
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Assurez-vous que tous les aménagements respectent les réglementations en vigueur, notamment en matière de sécurité incendie et d’accessibilité. Faites appel à des experts — des contrôleurs techniques — pour valider vos plans d’agencement.
Et en pratique ?
Un contractant général vous offrira un suivi de chaque étape de votre projet, via une gestion intégrée, de la conception à la réalisation, pour une meilleure maîtrise des coûts et des délais et une meilleure appropriation des lieux Korus Group vous assure également le respect exhaustif des réglementations de conception en vigueur de votre secteur.
#5 Intégrez la technologie dans vos espaces de travail
Les nouvelles technologies peuvent transformer vos espaces : on parle alors de smart building ! Il s’agit tout simplement d’un bâtiment équipé de technologies avancées de gestion et de communication permettant l’optimisation de son fonctionnement, de sa sécurité et de son efficacité énergétique, tout en améliorant le confort et la productivité de ses occupants.
Et en pratique ?
Pensez à implémenter des solutions connectées pour gérer efficacement les ressources énergétiques (ampoules connectées, gestion du chauffage…).
#6 Prévoyez la maintenance et l’évolutivité des installations
L’aménagement de vos espaces de travail ne s’arrête pas à la livraison du projet. Prévoir la maintenance régulière et l’évolutivité des installations est essentiel pour garantir leur pérennité et leur adaptation aux futurs besoins de votre entreprise.
Et en pratique ?
Korus Group peut vous accompagner dans la maintenance de vos sites, garantissant ainsi la durabilité de vos aménagements.
#7 Mesurez et analysez votre retour sur investissement
Pour s’assurer de la rentabilité de votre investissement, il est important de mesurer régulièrement votre ROI. Des indicateurs comme la satisfaction des employés, la productivité, le taux d’absentéisme ou encore les coûts énergétiques doivent être suivis de près.
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Et en pratique ?
Utilisez des outils d’analyse de données pour évaluer l’efficacité de vos aménagements et ajustez vos stratégies en conséquence. Korus Group a créé l’outil Thésaurus pour vous aider mesurer l’efficacité de vos bâtiments et optimiser leur rentabilité.
Investir intelligemment dans l’aménagement de vos espaces de travail nécessite une approche stratégique et réfléchie. En suivant ces conseils, vous pouvez créer un environnement de travail attrayant, durable et performant, répondant aux besoins de votre entreprise, de vos collaborateurs et de vos clients, mais surtout qui vous permet un investissement pérenne.
Pour votre projet, faites appel à Korus Group qui vous accompagnera à toutes les étapes de votre projet, du conseil jusqu’à la prise en main et à la maintenance de vos espaces
(1) En français, littéralement, « le travail basé sur les activités ».
